Sind Sie auf der Suche nach einem vollständigen Leitfaden für die Leitung einer Tournee? Dann suchen Sie nicht weiter! In diesem Artikel finden Sie alle Informationen, die ein Tourmanager wissen muss, um Ihre Tour zu einem Erfolg zu machen.
Ganz gleich, ob Sie eine Konzerttournee oder eine Hop-on-Hop-off-Stadtrundfahrt veranstalten, ohne effizientes Management kann das Tagesgeschäft schnell zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Von der Planung und Organisation über die Ausbildung von Reiseleitern bis hin zu Marketing und Werbung - wir werden alles behandeln! Lesen Sie also weiter und machen Sie sich bereit, Ihr Reiseunternehmen auf die nächste Stufe zu heben!
Ein Leitfaden für Reiseveranstalter
Die Durchführung einer erfolgreichen Tournee erfordert ein effizientes Management. Wenn Ihre Tournee erfolgreich sein soll, muss sie reibungslos anlaufen.
Zu den Aufgaben eines Reiseveranstalters gehören Aspekte wie Planung, Organisation, Marketing und Werbung für die Reise sowie der Umgang mit eventuell auftretenden Problemen.
Indem Sie Ihr Reiseunternehmen effektiv verwalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden ein angenehmes Erlebnis haben und Ihr Unternehmen rentabel ist.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Reiseleitung:
- Was sind die Grundlagen des Reisebüromanagements?
- Wie kann ein Tourmanager eine Tournee effektiv planen und organisieren?
- Wie lässt sich eine Tournee am effektivsten vermarkten und bewerben?
Beginnen wir mit den Grundlagen.
Was sind die Grundlagen des Reisebüromanagements?
Reisen verlaufen reibungslos, wenn sie effizient gemanagt werden. Eine Reise zu leiten bedeutet viel mehr, als nur Menschen von einem Ort zum anderen zu bringen.
Tourmanager sind sowohl für den administrativen Teil, wie die Buchung von Hotels und Transportmitteln, als auch für den operativen Teil, wie die Einhaltung des Zeitplans, verantwortlich.
Aber ein Reiseleiter muss auch ein Mensch sein, der in der Lage ist, sowohl die Reiseleiter als auch alle anderen Mitarbeiter Ihres Reiseunternehmens zu führen. Schließlich ist es die Aufgabe des Reiseleiters, dafür zu sorgen, dass alle eine tolle Zeit haben.
Hier sind die Bereiche des Managements, die jeder Tourmanager und alle Tourneeprofis kennen müssen:
Ressourcenmanagement
Um ein wirklich herausragendes Kundenerlebnis zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Touren und Aktivitäten nicht überbucht werden, damit Sie Ihren Gästen ein fantastisches Erlebnis bieten können.
Eine überfüllte Tour kann Ihnen das Gefühl geben, Teil eines Viehwagens zu sein, und Sie möchten nicht, dass sich Ihre Gäste so fühlen!
Was können Sie tun, um Überbuchungen zu vermeiden?
Use a booking system with resource manager functionality. This way, you can limit your trips to available resources if one or more of your tours or activities rely on the same resources - like bikes, guides, or boats. You can also block off a resource for routine maintenance for a few days.
Keine Überbuchung bedeutet zufriedene Kunden ... und das ist gut für das Geschäft Ihres Reiseunternehmens!
Verwaltung der Vertriebskanäle
Ein Kanalmanagement-Tool kann Ihre Verwaltung vereinfachen, wenn Sie Online-Reisebüros und -Marktplätze wie Viator und Expedia nutzen.
Mit Hilfe von Kanalmanagement-Tools können Sie alle Ihre Buchungskanäle mit einem zentralen System verbinden, so dass Sie Ihre Angebote, Verfügbarkeiten und Preise leicht aktualisieren können.
So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Doppelbuchungen und Überbuchungen. Außerdem können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden dank Echtzeit-Updates immer die aktuellsten Informationen sehen.
Management von Reiseleitern und Personal
Als Reiseveranstalter haben Sie jeden Tag eine Vielzahl von Aufgaben. Die Tätigkeitsbeschreibung kann sehr umfangreich sein und umfasst das Jonglieren mit den täglichen Abläufen, die Betreuung der Gäste, die Einstellung von örtlichen Reiseleitern und deren Verwaltung. Ihre Reiseleiter sind eine der hilfreichsten Ressourcen, die Sie haben. Einen guten Reiseleiter erkennen Sie an der Qualität seiner Dienstleistungen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigen Sie mehr Mitarbeiter oder Reiseleiter, um das Wachstum zu bewältigen. Mehr Personal bedeutet mehr Einarbeitung und Schulungen für Reiseleiter.
Kopieren Sie aber nicht einfach Ihre derzeitigen Betriebs- und Managementprozesse.
Ziehen Sie stattdessen eine Vereinfachung und Rationalisierung Ihrer Systeme in Betracht.
Erwägen Sie die Umstellung auf ein Buchungssystem, das Ihren Reiseleitern eine ungefähre Vorstellung von den bevorstehenden Reisen gibt. Auf diese Weise wissen die Reiseleiter immer, wie viele Gäste sie erwarten können, welche Altersgruppe sie betreuen und welche besonderen Anforderungen sie beachten müssen.
Wie plane und organisiere ich eine Tour?
Alles, von der Verwaltung Ihres Kalenders über die Verfolgung von Buchungen und die Kontaktaufnahme mit Gästen bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung, erfordert Management.
Was können Sie tun, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen?
Zunächst sollten Sie wissen, was jeder Bereich der Verwaltung braucht.
Buchungsmanagement
Ist Ihr Buchungsprozess für Touren und Aktivitäten effizient? Wenn Sie ein Kontaktformular oder eine E-Mail-Adresse für Buchungsanfragen verwenden, könnten Ihnen potenzielle Buchungen entgehen.
Erwägen Sie stattdessen die Nutzung eines Online-Buchungssystems.
Brauchen Sie Hilfe bei der Verwaltung von Erstattungen und Stornierungen? 5 Tipps zum Umgang mit der Stornierungspolitik für Reisen im Jahr 2022
Buchungssysteme machen es den Kunden leicht, verfügbare Zeiten und Daten zu sehen, die für sie passenden auszuwählen und sofort eine Buchung vorzunehmen. Sie können wichtige Aufgaben wie das Versenden von Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails automatisieren, sodass Sie sich auf die Bereitstellung eines großartigen Erlebnisses konzentrieren können.
Wir haben eine magische Link-Funktion entwickelt, die Betreibern von Aktivitäten hilft, mit Buchungsänderungen von Gästen umzugehen. Gäste können ihre Buchungen verwalten, Daten ändern oder sie in Gutscheine umwandeln.
Erfahren Sie mehr über den magische Verbindung hier.
Empfang und Verwaltung von Zahlungen
Wenn es um Zahlungen geht, möchten Sie Ihren Kunden so viele Möglichkeiten wie möglich bieten. Deshalb brauchen Sie für Ihre Online-Buchungen auf Ihrer Website ein Zahlungs-Gateway wie Stripe, SumUp, Adyen und PayPal, damit Sie Online-Zahlungen akzeptieren können.
Doch dabei sollten Sie es nicht belassen.
Sie möchten auch eine Point-of-Sale-Lösung für Ihr Unternehmen, damit Sie Zahlungen auch persönlich entgegennehmen können.
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Mit einem Zahlungs-Gateway und einer Point-of-Sale-Lösung können Sie Zahlungen und Einzahlungen entgegennehmen und so sicherstellen, dass Ihr Geschäft immer reibungslos läuft. Und das Tolle daran ist, dass Ihre Kunden mehr Möglichkeiten haben , zu bezahlen, was für sie Bequemlichkeit bedeutet.
Kalender-Management
Wenn Sie den Überblick behalten und Ihren Kalender manuell verwalten, können Sie leicht überbuchen oder Fehler machen. Außerdem schöpfen Sie Ihre Kapazitäten vielleicht nicht aus, weil Sie befürchten, dass Sie Reiseleiter oder Ressourcen überbuchen.
Live-Inventar-Buchungssysteme sorgen dafür, dass Ihre Buchungen über alle Kanäle hinweg aktualisiert werden.
Additionally, you can sync your Google Calendar. This allows you to easily see upcoming tours and activities and avoid overbooking. Moreover, its a key part to maximize your business capacity.
Mit den Kunden in Kontakt bleiben
Benachrichtigungen vor und nach der Reise sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu rationalisieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Ihre Kunden erhalten E-Mail- und SMS-Erinnerungen, damit sie die Dinge mitbringen, die sie für ein tolles Reiseerlebnis benötigen. Außerdem können Sie sie über alle Änderungen einer bevorstehenden Reise informieren.
Wenn Sie ihnen nach der Reise eine E-Mail schicken, können die Gäste auch mehr Feedback zu ihrer letzten Reise geben. Mit diesem System können Sie Zeit und Geld sparen und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten.
Wie berechnen Sie den Preis für eine Tour?
Die Geschäftspläne von Reiseveranstaltern hängen stark von der Preisgestaltung ab. Die Wahl des richtigen Preises für Ihre Reise wird den Ton Ihres gesamten Geschäfts beeinflussen und Ihnen helfen, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben.
Berücksichtigen Sie bei der Planung einer Gebührenstruktur für Touren Ihren Zielmarkt und die Arten von Touren, die Ihr Unternehmen anbieten wird.
Berücksichtigen Sie diese Fragen bei der Preisgestaltung Ihrer Tour:
- Wie richten die Wettbewerber ihre Touren aus?
- Die Organisation einer Tour kann teuer sein. Wie bringen Sie das Interesse der Kunden mit den Kosten in Einklang?
Bei der Preisgestaltung für Ihr Reiseunternehmen können Sie zwei Hauptstrategien anwenden: Preiserhöhung und Preissenkung. Wie bei jeder Strategie gibt es auch hier Vor- und Nachteile.
Kennzeichnung
Die gängigste Strategie für Reiseveranstalter besteht darin, ihre Preise zu erhöhen. Wenn Sie Ihre Preise höher ansetzen, können Sie einen größeren Gewinn erzielen.
Ein Nachteil dieser Strategie ist, dass es manchmal schwierig sein kann, Kunden zu gewinnen, da sie Ihre Touren aus dem Markt drängt.
Markierung von
Anstatt Ihre Preise zu erhöhen, senken Sie sie, um einen geringeren Gewinn zu erzielen, indem Sie sie herabsetzen.
Sie können diese Strategie anwenden, wenn Sie versuchen, einen großen Kundenstamm zu gewinnen, da niedrigere Preise in der Regel attraktiver sind.
Der Nachteil ist, dass Sie nicht so viel Gewinn pro Tournee machen werden.
Wie lässt sich eine Tournee am besten vermarkten und bewerben?
Eine Tournee zu vermarkten und zu bewerben kann eine schwierige Aufgabe sein. Mit einer Prise Kreativität und Anstrengung lässt sich der Absatz jedoch erheblich steigern. Der effektivste Weg, eine Tournee zu vermarkten, ist eine Kombination aus traditionellen Methoden und digitalen Medien.
Erreichen lokaler Zielgruppen mit traditionellem Marketing
Herkömmliche Marketingtechniken, wie z. B. Flugblätter und Broschüren, können wirksam sein, um ein lokales Publikum zu erreichen. Die Auslage von Marketingmaterial in stark frequentierten Bereichen wie Flughäfen oder Hotels ist eine kostengünstige Möglichkeit, potenzielle Kunden zu erreichen.
Internationale Gäste mit digitalem Marketing anlocken
Digitales Marketing ist auch wichtig, um ein breiteres Publikum zu erreichen, einschließlich internationaler Gäste. Die Nutzung von Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram und Twitter ist eine großartige Möglichkeit, eine Tour zu bewerben.
"83% der US-Erwachsenen wollen ihre Reisen online buchen"- Over 60 Online Travel Booking Statistics (2022) von StratosJets
Tour-Bewertungen sind wichtig
Darüber hinaus ist die Nutzung von Kundenrezensionen eine hervorragende Möglichkeit, um Mundpropaganda zu betreiben. Bitten Sie Ihre Gäste nach jeder gelungenen Tour, Bewertungen auf Ihrer eigenen Website oder auf beliebten Reisebewertungsseiten wie TripAdvisor, TrustPilot oder Google Reviews zu hinterlassen.
Finden Sie zunächst heraus, welche Plattform die Leute bevorzugen. Wenn Sie um Bewertungen bitten, fügen Sie eine kleine persönliche Note hinzu. Das wird Ihnen auf lange Sicht viel bringen. Beliebte Reiseveranstalter können diese bewährte Methode des Marketings unter Beweis stellen. Je mehr positive Bewertungen Sie erhalten, desto mehr Buchungen erhalten Sie.
Mit einer Kombination aus traditionellen und digitalen Marketingtechniken können Sie Ihre Tour effektiv bewerben und mehr Gäste anziehen. Verfolgen Sie das Wachstum Ihrer Marketingstrategie und passen Sie sie bei Bedarf an.
Beginnen Sie mit digitalem Growth Hacking mit unserem kostenlosen Leitfaden: SEO für Reiseveranstalter: 4 Taktiken zur Generierung von mehr Leads
Nutzen Sie das richtige Online-Buchungssystem für Ihre Touren
Letztendlich kommt es darauf an, wie effektiv Sie Ihre Touren und Aktivitäten verwalten.
Der Schlüssel?
Wählen Sie die richtige Online-Buchungslösung!
Ein effektives Buchungssystem vereinfacht alle Ihre Verwaltungsaufgaben und verbessert die regelmäßige Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Gästen sowie Ihrem Team. Außerdem hilft es Ihnen, Ihre Touren effizienter zu planen und zu organisieren.
Ganz gleich, ob Sie eine große Kreuzfahrt oder kleinere Touren veranstalten, Reiseleiter aller Größenordnungen und Touristikfachleute in der Tourismusbranche benötigen alle die richtigen Werkzeuge, um ihr Zeitmanagement zu optimieren.
Ein Online-Buchungssystem ist auf jeden Fall eine Überlegung wert, wenn Sie Ihr Tourmanagement verbessern wollen.
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